Hoe kun je als starter de administratie en boekhouding opzetten? – Tips voor het opzetten van administratie en boekhouden als starter

Als kersverse ondernemer kan het opzetten van je administratie en boekhouding behoorlijk overweldigend zijn. Ik weet hoe lastig het kan zijn; ook ik heb voor die uitdaging gestaan en ontdekte dat een goede start essentieel is voor succes.

In dit artikel neem ik je mee door de stappen die jouw financiële administratie overzichtelijk en beheersbaar maken. Laat je niet afschrikken, het is makkelijker dan je denkt!

Samenvatting

• Begin met het kiezen van het juiste boekhoudprogramma en zorg ervoor dat je administratie voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.
• Houd een accurate urenregistratie bij om in aanmerking te komen voor belastingvoordelen en houd je administratie regelmatig bij voor overzicht.
• Open een zakelijke rekening om je privé- en zakelijke financiën gescheiden te houden, wat zorgt voor transparantie in je boekhouding.
• Automatiseer processen waar mogelijk met online tools en software om tijd te besparen en efficiënter te werken.
• Weeg af of je zelf de boekhouding doet of uitbesteedt aan een professional, afhankelijk van je kennis, tijd en budget.

Wat is administratie en boekhouding?

Na het neerzetten van de basisprincipes in de inleiding, gaan we nu dieper in op administratie en boekhouding. Administratie omvat alle gegevens die je bijhoudt over je onderneming.

Denk hierbij aan uitgaande facturen, ontvangen bonnen, het bankboek en overzichten van salarisadministratie. Het is eigenlijk je financiële dagboek waarin alles rondom geldstromen binnen jouw bedrijf nauwkeurig wordt vastgelegd.

Dit is cruciaal voor het verkrijgen van inzicht in je financiën en voor het voldoen aan wettelijke eisen.

Boekhouding is het systematisch verwerken van deze administratieve gegevens. Je stelt hiermee bijvoorbeeld de balans op en maakt een winst- en verliesrekening. Met een goed boekhoudprogramma kunnen zzp’ers en andere ondernemers hun facturen beheren, btw-aangifte doen en hun jaarrekening opstellen.

Belangrijk is dat je jouw digitale boekhouding regelmatig bijwerkt met actuele cijfers. Zo houd je overzicht en kun je beter sturen op succes. Gebruik maken van een online boekhoudpakket zoals e-Boekhouden.nl kan helpen om efficiënter te werk te gaan dankzij functies als scan & herken en toegang via een mobiele app.

Dit draagt bij aan een gestroomlijnde organisatie waarbij je altijd grip hebt op je bedrijfsadministratie.

Vereisten voor je administratie

Je administratie is de ruggengraat van je onderneming; het is essentieel dat je weet wat de overheid van jou verlangt. Het opzetten van een solide systeem helpt je niet alleen te voldoen aan wettelijke eisen, maar geeft je ook inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf.

Bewaarplicht van administratie

We moeten onze administratie altijd netjes en overzichtelijk bijhouden, want dat is niet alleen belangrijk voor onszelf, maar ook een eis van de fiscus. Er wordt van ons verwacht dat we een minimale bewaarplicht hanteren van zeven jaar.

Dit geldt voor alle zakelijke documenten, zoals facturen, bonnetjes, contracten en correspondentie.

Dit kan een uitdaging zijn, zeker als je net begint met ondernemen en je administratie nog opzetten moet. Maar een goede organisatie is het halve werk. Ik maak zelf bijvoorbeeld gebruik van digitale administratie om alles gestructureerd en toegankelijk te houden.

Op die manier voldoe ik aan de wettelijke bewaarplicht en heb ik mijn financiële geschiedenis altijd bij de hand voor als de belastingdienst hierom vraagt. Het is een geruststellende gedachte dat ik zo mijn verantwoordelijkheid neem als ondernemer en mogelijke vragen van de Kamer van Koophandel of accountant altijd kan beantwoorden.

Let wel op: Voor sommige documenten, zoals die gerelateerd aan onroerende zaken, kan zelfs een termijn van tien jaar gelden.

Administratieplicht en btw-aangifte

Nadat je zorg hebt gedragen voor de bewaarplicht, is het tijd voor de administratieplicht en de btw-aangifte, twee cruciale onderdelen van je financiële verantwoordelijkheden als ondernemer.

Ik leg regelmatig mijn verkopen en inkopen vast, omdat ik weet dat elke factuur belangrijk is voor de Belastingdienst. Het gaat hier niet alleen om het bewaren van bonnetjes en facturen; ik moet ook elke drie maanden nauwkeurig aangeven hoeveel btw ik heb ontvangen en betaald.

Dit is essentieel; als mijn administratie niet op orde is, loop ik het risico op hoge boetes.

Ik streef ernaar mijn btw-aangifte altijd op tijd in te dienen. Dit helpt mij om een helder overzicht te houden van mijn inkomsten en uitgaven. Gelukkig maakt digitale boekhoudsoftware deze taak een stuk eenvoudiger.

Met een paar klikken importeer en categoriseer ik mijn transacties en bereid ik mijn btw-aangifte voor. Zo blijf ik op koers en voldoe ik aan de eisen van de Belastingdienst, zonder dat me dat onnodige stress oplevert.

Hoe beginnen met boekhouden?

Beginnen met boekhouden kan aanvoelen als een enorme berg die je moet beklimmen. Gelukkig heb ik een aantal stappen voor je opgesteld die je helpen om methodisch en beheerst deze uitdaging aan te gaan.

• Kies een boekhoudsysteem dat bij je past. Er zijn verschillende boekhoudprogramma’s beschikbaar, van simpele spreadsheets tot geavanceerde digitale tools. Ga na wat het best aansluit bij jouw zakelijke behoeften en startniveau.
• Verzamel al je financiële documenten. Hieronder vallen bonnetjes, facturen, bankafschriften en contracten. Dit is essentieel om een nauwkeurig en up-to-date overzicht van je financiën te hebben.
• Open een . Dit houdt je privégeld en bedrijfsgeld gescheiden, wat van belang is voor de belastingdienst en voor het overzicht in je administratie.
• Bepaal hoe vaak je jouw boekhouden gaat doen. Of dit nu dagelijks, wekelijks of maandelijks is, consistentie is cruciaal om grip te houden op je financiële status.
• Leer de basisprincipes van debet en credit. Deze fundamenten van het boekhouden zijn noodzakelijk om transacties juist te kunnen verwerken en interpreteren.
• Maak een overzicht van mogelijke aftrekposten. Als zzp’er mag je gebruik maken van verschillende aftrekposten die fiscaal voordelig kunnen zijn.
• Zet alles klaar voor de btw – aangifte. Zorg ervoor dat al je facturen voldoen aan de eisen en dat je weet wanneer de aangiftetermijn verstrijkt zodat je dit niet mist.
• Blijf consequent back – ups maken van je administratie. Een digitaal systeem kan falen; zorg daarom altijd voor een tweede kopie of gebruik cloudopslag voor extra veiligheid.

Hoe zet je een goede administratie en boekhouding op?

Een solide administratie en boekhouding is het fundament van je bedrijf; ik laat je zien hoe je dit stevig en efficiënt opbouwt, zodat je met vertrouwen je zakelijke reis kunt voortzetten.

Aanmelden bij instanties

Als ik mijn eigen bedrijf start, begint alles met een solide fundering voor mijn administratie en boekhouding. Eerst moet ik me aanmelden bij de juiste instanties om alles op rolletjes te laten lopen.

• Inschrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK): Dit is de eerste stap. Ik maak een afspraak en zorg ervoor dat ik alle benodigde documenten bij me heb. Na mijn inschrijving ontvang ik een KvK-nummer, essentieel voor alle zakelijke activiteiten.
• Aanvragen van een btw-nummer: Bij mijn inschrijving bij de KvK krijg ik ook een btw-nummer. Dit nummer gebruik ik voor mijn belastingaangiften en het factureren aan klanten.
• Openen van een zakelijke rekening: Het is slim om zakelijk en privé gescheiden te houden. Daarom open ik een bankrekening speciaal voor mijn bedrijf, wat mij helpt om overzicht te houden in mijn financiën.
• Registreren voor belastingen: Ik informeer mezelf over welke belastingen relevant zijn voor mij als ZZP’er en zorg ervoor dat ik weet wanneer en hoe ik aangifte moet doen.
• Voldoen aan het urencriterium: Om in aanmerking te komen voor bepaalde aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek, moet ik voldoen aan het urencriterium. Daarom richt ik direct een systeem in voor urenregistratie.

Urenregistratie opzetten

Ik weet uit ervaring hoe belangrijk een accurate urenregistratie is. Het vormt de basis van een gezonde boekhouding en kan veel voordelen opleveren voor zzp’ers.

• Kies een urenregistratiesysteem dat past bij jouw bedrijfsvoering. Er zijn diverse apps en software beschikbaar die het proces vereenvoudigen.
• Registreer dagelijks je gewerkte uren. Zo houd je makkelijk overzicht en voorkom je dat er uren verloren gaan.
• Noteer ook de tijd die je besteedt aan niet – factureerbare taken. Deze zijn belangrijk voor eventuele belastingvoordelen zoals de kleineondernemersregeling.
• Zorg voor een duidelijke scheiding tussen zakelijke en persoonlijke tijd. Dit helpt bij het onderbouwen van je administratie naar de kvk en belastingdienst.
• Documenteer reistijd en – kosten als deze direct gerelateerd zijn aan opdrachten. Deze gegevens zijn essentieel voor een kloppende prijsberekening en belastingaangifte.
• Gebruik heldere omschrijvingen bij elke tijdsregistratie. Detailleer welke werkzaamheden horen bij welke projecten of klanten.
• Review regelmatig je uuradministratie om patronen in werkzaamheden te herkennen. Hierdoor kun je efficiënter werken en mogelijk meer winst genereren.
• Stel reminders in voor het bijwerken van je urenregistratie. Consistentie is cruciaal om volledige controle te behouden over jouw zakelijke administratie.
• Bewaar je urenadministratie minimaal zeven jaar, volgens de bewaarplicht eisen van de belastingdienst. Dit voorkomt problemen met toekomstige controles.

Boekhouding opzetten

Nu je urenregistratie staat als een huis, is het tijd voor de volgende grote stap: je boekhouding opzetten. Een solide boekhoudsysteem is het fundament van iedere succesvolle onderneming en onmisbaar voor zowel starters als ervaren ondernemers.

• Kies een boekhoudprogramma dat past bij jouw behoeften. Ga na of het programma voldoet aan de eisen van de Belastingdienst en of het gebruiksvriendelijk is.
• Open een zakelijke rekening om privé – en zakelijke financiën gescheiden te houden. Dit maakt je boekhouding transparanter en overzichtelijker.
• Richt je administratie in volgens de richtlijnen van de Belastingdienst. Zorg ervoor dat je kasboek, facturen, bankafschriften, bonnetjes en contracten netjes worden bewaard.
• Verdiep je in btw – aangiftes. Begrijp wanneer en hoe je deze moet indienen, zodat je hier nooit te laat mee bent.
• Houd debiteuren – en crediteurenadministratie nauwkeurig bij. Weet altijd wie jou nog geld schuldig is en bij wie jij in het krijt staat.
• Stel een systeem op voor voorraadbeheer als dit relevant is voor jouw bedrijf. Een goede registratie helpt bij het voorkomen van misgrijpen of overschotten.
• Plan regelmatige momenten om je boekhouding bij te werken. Consistente aandacht voorkomt achterstanden en stress aan het einde van elk kwartaal of jaar.
• Zorg voor inzicht in financiële rapportages zoals winst-en-verliesrekeningen. Hierdoor weet je precies hoe jouw bedrijf ervoor staat.

Administratie en boekhouding: zelf doen of uitbesteden?

Het kiezen tussen zelf je administratie doen of uitbesteden heeft grote invloed op je dagelijkse werkzaamheden. Als ik mijn eigen boekhouding doe, houd ik volledige controle en direct inzicht in mijn financiën.

Dit kan mij helpen om kosten te besparen, want ik hoef geen boekhouder of accountant te betalen. Toch vraagt het ook veel tijd en moet ik goed op de hoogte zijn van fiscale regels en boekhoudkundige principes.

Een andere optie is het uitbesteden van deze taken aan professionals. Dit kan meer kosten met zich meebrengen, maar het geeft mij de vrijheid om mij volledig te richten op wat ik het beste kan: mijn bedrijf laten groeien.

Experts nemen dan de verwerking van bonnen, facturen en belastingaangiftes uit handen. Zo kan ik fouten voorkomen die mij op de lange termijn duur kunnen komen te staan. Als startende zzp’er is het belangrijk dat ik een keuze maak die past bij mijn situatie en ambities.

Tips voor het efficiënt opzetten en bijhouden van administratie en boekhouding

Na de keuze gemaakt te hebben of je zelf jouw administratie en boekhouding doet of uitbesteedt, is het tijd om efficiëntie te brengen in het proces. Een georganiseerde aanpak bespaart tijd en zorgt voor minder stress. Hier zijn wat tips die ik voor jou op een rijtje heb gezet:

• Begin met een duidelijk plan: Stel vast welke financiële informatie je nodig hebt en hoe vaak je deze gaat bijwerken.
• Gebruik software die bij je past: Kies een dat aansluit op jouw behoeften als zzp’er.
• Archiveer alles digitaal: Scannen en digitaliseren van bonnetjes maakt jouw administratie overzichtelijk en toegankelijk.
• Maak categorieën aan: Deel uitgaven en inkomsten in per categorie voor een helder beeld van je financiën.
• Plan vaste momenten in: Reserveer wekelijks tijd om boekhouding bij te werken; dit voorkomt achterstanden.
• Optimaliseer je belastingaangifte: Leer welke kosten aftrekbaar zijn om fiscaal voordeel te maximaliseren.
• Monitor debiteuren nauwlettend: Blijf bovenop openstaande facturen zitten door regelmatige controles uit te voeren.
• Automatiseer waar mogelijk: Gebruik tools voor automatische betalingen en herinneringen om efficiëntie te verhogen.
• Leer van elke aangifteperiode: Evalueer wat goed ging en waar verbeteringen mogelijk zijn na elke btw-aangifte.
• Vraag advies wanneer nodig: Schakel een expert in als je twijfelt over aspecten van administratie of boekhouding.

Conclusie

Met deze tips heb je de tools in handen om jouw administratie en boekhouding stevig neer te zetten. Gemak en efficiëntie staan voorop, zodat je als starter meteen goed van start gaat.

Vraag je af: “Hoe kan ik deze nieuwe kennis het beste toepassen in mijn bedrijf?” Bedenk welke impact een strakke boekhouding op jouw onderneming kan hebben; het biedt helderheid en draagt bij aan jouw succes.

Vergeet niet dat er hulpmiddelen zijn zoals Excel-tools en speciale software die het proces kunnen vergemakkelijken. Sta even stil bij het feit dat een goede administratie je niet alleen tijd bespaart, maar ook waardevolle inzichten geeft.

Laat mijn ervaring jou motiveren om vandaag nog de eerste stap te zetten naar een georganiseerde financiële toekomst.

Veelgestelde Vragen

1. Waarom is het belangrijk voor starters om een goede administratie op te zetten?

Een goede administratie en boekhouding is essentieel voor starters en zzp’ers omdat het helpt bij het bijhouden van je financiën, verplichtingen naar de Kamer van Koophandel (KvK) te voldoen en inzicht te geven in de gezondheid van je bedrijf.

2. Wat zijn de eerste stappen om mijn administratie als zzp’er op te zetten?

Begin met het registreren bij de KvK, open een zakelijke rekening en kies een boekhoudsysteem dat bij je past. Zorg daarnaast voor duidelijke scheiding tussen privé en zakelijke uitgaven om je boekhouding overzichtelijk te houden.

3. Hoe houd ik mijn boekhouding overzichtelijk?

Zorg dat je alle bonnen en facturen ordent, maak regelmatig backups van je digitale administratie en werk je boekhouding consequent bij. Dit helpt om snel informatie te vinden en geeft inzicht in je financiële situatie.

4. Kan ik mijn administratie zelf doen of heb ik een boekhouder nodig?

Als starter kun je ervoor kiezen zelf je administratie te beheren, maar het kan waardevol zijn om een professional in te schakelen. Een boekhouder kan je helpen met complexere zaken en ervoor zorgen dat alles correct wordt geregistreerd volgens de regels van de KvK.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150! En je bent op zoek naar gemak en een goede administratie-/ facturatietool, toch? Met deze professionals zit je goed:

• Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is e-Boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
• Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
• Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
• Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.