Wat is een openingsbalans? Hoe ziet dit er uit en bestaan er voorbeelden van? Allemaal vragen die veel (aanstaande) ondernemers zichzelf afvragen. Om goed uit de startblokken te komen als ondernemer is het belangrijk om de openingsbalans goed te snappen.
Daarom lees je in dit artikel hoe het opstellen van een openingsbalans precies in zijn werk gaat. Na het lezen van dit bericht weet je precies wat het allemaal inhoudt, waarom het zo belangrijk is en hoe je een openingsbalans maakt.
Laten we beginnen.
Wat is een openingsbalans?
Een balans of een openingsbalans opstellen. We hebben het allemaal wel een keer gehad op school, lang geleden. Activa en passiva en nog andere termen. Ergens diep in ons geheugen zijn de termen wel blijven hangen, maar wat was het ook alweer?
Bij een balans, maar ook bij een openingsbalans heb je te maken met activa, passiva en andere termen. Deze kennis gaan we eerst even opfrissen. Wat waren die activa en passiva ook alweer?
Activa
Activa worden bij een openingsbalans onderverdeeld in verschillende soorten. Ook als je nog moet beginnen met jouw bedrijf, dan weet ik zeker dat je al een aantal activa hebt. Deze moet je mee gaan nemen, als je straks de openingsbalans op gaat maken.
Vaste activa:
Dit zijn alle goederen, fysiek of digitaal die minimaal 1 jaar meegaan in de onderneming. Helemaal afhankelijk van wat voor een soort onderneming jij start kunnen dit meerdere dingen zijn. Een laptop met een aantal softwarepakketten valt hier bijvoorbeeld onder. Een auto, maar ook gereedschap valt allemaal onder de vaste activa.
Vlottende activa:
Dit zijn eigenlijk alle dingen die gebuikt worden bij de dagelijkse gang van zaken binnen jouw bedrijf. Dit verschilt natuurlijk ook weer per sector. Ben je bijvoorbeeld een zelfstandig advocaat, dan valt papier, koffie en pennen hieronder. Ben je zelfstandig installateur, dan vallen buizen, koppelingen en andere voorraad hieronder.
Liquide middelen:
Dit zijn financiële middelen die meteen beschikbaar zijn voor de onderneming. Dit kan contant geld zijn dat in kas zit, maar ook direct opneembaar vermogen dat je bij de bank gestald hebt. Als je een creditcard hebt, dan valt deze ook onder de liquide middelen.
Passiva
Hier hebben vooral ondernemers mee te maken die al begonnen zijn. Als jij nog niet begonnen bent met jouw onderneming, dan is de kans klein dat je echt veel passiva hebt. Hieronder vind je een overzicht van de dingen die onder de passiva vallen.
Eigen vermogen:
Dit is het huidige vermogen dat jij hebt. Dus alle bezittingen minus jouw schulden. Als ZZP’er is het dus van belang om hier goed zicht op te houden. Je bent niet beschermd zoals bij een B.V.. Wanneer je een B.V. hebt zullen ze nooit aan jouw privévermogen kunnen komen.
Vreemd vermogen:
Dit is vermogen dat door derden ingebracht is. Dit kan bijvoorbeeld de bank zijn, maar ook andere financiers of een lening bij familie. Afhankelijk van in welke markt jij aan de slag gaat, kan het zijn dat je vreemd vermogen nodig hebt om jouw onderneming van de grond te krijgen.
Kortlopende schulden:
Dit zijn eventuele schulden die je hebt, die je binnen een jaar af gaat lossen. Dit kan bijvoorbeeld het bedrag zijn dat jij nog verschuldigd bent aan één van jouw leveranciers. Ook een simpel iets als btw die je nog af moet dragen valt onder de kortlopende schulden.
Langlopende schulden:
Dit zijn schulden die een looptijd hebben van meer dan een jaar. Het beste voorbeeld hiervan is de hypotheek van een woning. Ook het leasecontract van een auto valt hieronder, aangezien die contracten altijd voor langer dan een jaar afgesloten moeten worden.
Crediteuren:
Dit zijn personen of bedrijven die nog een vordering op jouw bedrijf hebben. Dit is bijvoorbeeld iemand die jouw een dienst geleverd heeft, maar waarvan jij de rekening nog niet betaald hebt. Vooral als je veel klanten en leveranciers hebt is het belangrijk om een overzichtelijke crediteurenadministratie bij te houden.
Hoe maak ik een openingsbalans?
Een openingsbalans wordt op twee momenten gemaakt. Het eerste moment is wanneer jij jouw onderneming opricht. Het tweede moment is altijd aan het begin van een nieuwe periode. Bijvoorbeeld aan het begin van elk kwartaal of jaar.
Een openingsbalans is heel erg belangrijk om zicht te houden op jouw uitgaven en inkomsten. Voor een complete boekhouding is een goede openingsbalans dus echt heel belangrijk.
Wanneer je net begint, maar ook na elke periode is het belangrijk dat jij ‘even de balans opmaakt’. Alle punten die ik hierboven genoemd heb die moet je allereerst gaan verzamelen. Dit kan serieus veel werk zijn, maar neem er wel de tijd voor. Dit zal je straks een hoop voordeel geven.
Een openingsbalans kun je heel goed maken in Microsoft Excel. Je maakt twee kolommen met links de activa en rechts de passiva. Door slim formules te gebruiken binnen Excel kun je het programma het rekenwerk laten doen.
Ook wanneer je iets aanpast, of het tabblad voor de volgende periode wilt gebruiken, kun je nog steeds het rekenwerk door de software laten doen. Ook het maken van een openingsbalans in Excel hoeft je niet zelf te doen.
Op internet zijn namelijk genoeg templates te vinden als het gaat om een openingsbalans maken in Excel.
Is een openingsbalans verplicht?
Deze vraag wordt heel vaak gesteld. Om jouw boekhouding sluitend en waterdicht te hebben is een openingsbalans niet verplicht. De Belastingdienst zal ook nooit vragen naar jouw openingsbalans. Dat het niet verplicht is betekent niet dat je het niet moet doen.
Een openingsbalans heeft namelijk heel veel voordelen. Je investeert wat tijd hierin, maar hebt hier later heel veel profijt van. Daarom hieronder een overzicht van de grote voordelen van het maken van een openingsbalans.
Jij houdt het overzicht
Wanneer je jouw eigen onderneming hebt, dan zal je op den duur merken dat er veel administratieve rompslomp is. Dit moet je allemaal goed bewaren, maar je wilt niet alle facturen elke keer op moeten tellen. Bij een openings- en/of tussenbalans voeg je één keer per week de dingen toe die belangrijk zijn. Zo houd jij het overzicht en kom je niet voor verrassingen te staan aan het einde van de periode.
Direct een winst- en verliesberekening
Dit is eigenlijk iets dat er vanzelf uit komt rollen als je een openings/beginbalans maakt. Jij voert alle gegevens nauwkeurig in. n aan het einde van de periode rolt er vanzelf een positief of negatief getal uit. Ben je al meerdere jaren ondernemer? Dan kun je de beginbalansen ook naast elkaar leggen om te kijken wat het van jaar tot jaar gedaan heeft.
Sluit de periode goed af
Het maakt niet uit of je de periode afsluit met een positief of negatief getal. Met een openings/beginbalans sluit je de periode altijd ‘goed’ af. Je hebt het overzicht, je weet waar het meeste geld naartoe ging en waar het meeste geld vandaan kwam. Zo weet je precies waar je staat en kun je het geheel bijsturen wanneer dit nodig is.
Voorbeeld openingsbalans ZZP’er/eenmanszaak
Nu we de theorie achter de openingsbalans weer opgefrist hebben, wordt het tijd dat we gaan kijken naar een voorbeeld. Ik kan namelijk een hele hoop vertellen, maar een voorbeeld werkt toch altijd wel het beste.
Voor dit voorbeeld gaan we uit van een ZZP’er die nog niet zo lang ondernemer is. Hij heeft al een aantal klanten en maakt geen gebruik van de KOR (kleine ondernemersregeling). De ondernemer uit het voorbeeld heeft besloten om als zelfstandig ingenieur aan de slag te gaan. Hij werkt op locatie, maar heeft ook een thuiswerkplek ingericht.
Activa
Vaste activa:
- Thuiswerkplek (Bureau, bureaustoel en andere inrichting): €750,-
- Apparatuur (Laptop, monitor, toetsenbord, muis, printer): €2.250,-
- Softwarepakketten voor specifieke markt: €10.000,-
- Bedrijfsauto voor het werken op locatie: €12.500,-
- Totaal vast activa: €25.500,-
Vlottende activa:
- Voorraad (Papier, pennen, inktpatronen, koffiebonen): €500,-
- Debiteuren (Nog aan hem te betalen facturen): €6.500,-
- Betaalde voorbelasting: €850,-
- Totaal vlottende activa: €2.000,-
Liquide middelen:
- Contant geld in bedrijfskas: €250,-
- Direct opneembaar vermogen gestald bij de bank: €3.500,-
- Totaal liquide middelen: €3.750,-
Totaal activa: €31.250,-
Passiva
Eigen vermogen:
- Inbreng eigen spaargeld: €7.500,-
- Inbreng eigen hardware: €1.500,-
- Totaal eigen vermogen: €9.000,-
Vreemd vermogen lang:
- Starterslening bank: €17.500,-
- Crediteuren (Nog te betalen facturen): €4.750,-
- Totaal vreemd vermogen lang: €17.500,-
Totaal passiva: €31.250,-
Zoals je in dit voorbeeld ziet zijn de activa en passiva exact in balans. De kans dat dit in werkelijkheid ook gebeurt is natuurlijk heel erg klein. Als jij de balans opmaakt, dan zie je heel snel of je over die periode een positief of negatief resultaat hebt.
Aan dit voorbeeld is te zien dat er heel veel dingen bij de administratie horen. Daarom is het zo belangrijk om een openingsbalans te maken, en om ook elke periode weer de balans op te maken.
Misschien heb je een ander beeld van een openingsbalans. Vaak zie je de debit en credit kant naast elkaar staan. Hierbij kun je gelijk zien, dat de som onderaan de streep gelijk is. En het klopt, of niet.
Openingsbalans voorbeeld in Excel
De openingsbalans is een fractie van de boekhouding
Zo zet jij dus een openingsbalans of tussenbalans op. Wel is het zo dat de balans opmaken slechts een fractie van de hele boekhouding is. Naarmate jouw onderneming langer bestaat zal de administratie ook steeds meer worden. Ook als je de balans op gaat maken komt er steeds meer informatie bij die verwerkt moet worden.
Een goede balans op kunnen maken is afhankelijk van heel veel factoren die binnen de boekhouding horen. Crediteuren, debiteuren, geld in kas, vermogen gestald bij de bank, enzovoorts. Op een gegeven moment, dan is een Excellijst hiervoor echt niet meer voldoende. Het wordt onoverzichtelijk en de kans dat je fouten gaat maken wordt steeds groter.
Je wilt geen fouten maken in de berekening. Dit kan er in resulteren dat je rekeningen vergeet te betalen of meer btw af moet dragen, dan dat jij verwacht had. Faalkosten en onvoorziene kosten nemen toe en dit gaat allemaal ten koste van de marge die jij overhoudt.
Boekhoudsoftware neemt veel werk uit handen
Veel ondernemers blijven eigenwijs zelf alle administratie doen. De administratie hangt van facturen, Excellijsten en Post-its aan elkaar, en dit maakt het geheel niet duidelijker. Daarom is het aan te raden om de boekhouding en dus de openingsbalans met boekhoudsoftware te doen.
Hiervoor heb je echt geen dure boekhouder nodig die het allemaal voor jou doet. Als je ooit echt serieuze omzet gaat maken, dan kun je er altijd nog voor kiezen om echt alles uit te besteden. Als starter kun je het beste gebruik maken van een boekhoudprogramma waar je zelf de informatie in verwerkt.
Bezuinig op de boekhouding door het zelf te doen: Hoe slim is dat?
Door te bezuinigen op boekhoudsoftware verspil je eigenlijk heel veel tijd en dus geld. De maandelijkse betaling heb je inderdaad niet, maar de uren die je bezig bent om het zelf te doen kosten nog veel meer. Als jij 4 uur per week moet besteden aan administratie, dan kun je deze tijd niet ergens anders aan besteden.
Kost de administratie jou met boekhoudsoftware misschien 10 minuten of 1 uurtje per week, dan heb je het geld zo terugverdiend. Een openingsbalans maken met boekhoudsoftware is veel makkelijker en veel minder foutgevoelig. Het enige dat jij moet doen is de juiste gegevens invullen en de software rekent alles foutloos uit.
Conclusie: Is een openingsbalans opstellen moeilijk?
Een openingsbalans opstellen is niet moeilijk, wanneer je weet wat je moet doen. De verschillende termen; activa en passiva kent. En je weet wat daaronder valt.
Met deze kennis kun je simpelweg het lijstje aflopen, zoals in het eerder genoemde voorbeeld van de openingsbalans.
Uiteraard kun je ervoor kiezen dit zelf te doen. En met een excel template aan de slag te gaan. Deze zijn online genoeg te vinden.
Maar, kijk alsjeblieft uit voor de valkuil het allemaal zelf te willen doen!
Dit kan een kostbare aangelegenheid worden;
- omdat het je veel tijd en energie kost. Deze kun je beter besteden aan ondernemen en geld verdienen. Toch? …
- Het is foutgevoelig
De meerwaarde van een boekhouder, of op zijn minst een boekhoudprogramma, maakt het leven als ondernemer een stuk makkelijker. Het bespaard je tijd en geld. En je hebt altijd overzicht.
Laat je zeker niet leiden door de kosten van een boekhoudpakket, maar maak gebruik van de baten. Zo kun je de tijd, die je bespaart aan nuttige dingen besteden.
Heel veel succes met jouw onderneming en de weg naar het grote succes.
Maar, nu eerst… aan de slag met het opstellen van je openingsbalans!
Succes
