Veel mensen vinden het lastig om snel en foutloos facturen te versturen. Gelukkig ben ik niet de enige die dit probleem heeft erkend. Na grondig onderzoek heb ik nuttige informatie gevonden: vanaf 2017 willen rijksoverheden alleen nog maar digitale rekeningen ontvangen bij nieuwe contracten.
Dit artikel laat zien hoe e-facturatiesoftware je kan helpen dit efficiënt te doen. Ontdek jouw oplossing hier.
Belangrijkste inzicht
Een factuur sturen: Het lijkt zo makkelijk. Maar, voor je het weet mis je iets. Met de juiste software heb jij je facturatie effectief, efficiënt, snel en gemakkelijk op orde. Na alle aanbieders te hebben onderzocht en geprobeerd hebben we 1 absolute winnaar ontdekt. Deze handige facturatie tool kun je hier gratis proberen.
Samenvatting
- E-facturatie software helpt bij het versnellen en veiliger maken van het versturen en ontvangen van facturen, door gebruik te maken van UBL-bestanden. Dit zorgt voor minder fouten en een efficiënter proces.
- AFAS Software biedt een volledige oplossing voor de financiële administratie en kan gemakkelijk koppelen met verschillende systemen zoals Peppol. Dit is vooral handig voor grote ondernemingen die veel facturen verwerken.
- Er is een keuze tussen gratis en betaalde e – facturatie software. Gratis opties zijn goed voor starters of kleine bedrijven, terwijl betaalde software zoals AFAS geavanceerde functies biedt zoals automatisering van betalingen, wat tijd bespaart en fouten vermindert.
- Veiligheid is een belangrijk aspect van e – facturatie. Software zoals AFAS zorgt voor veilige uitwisseling van financiële documenten, wat essentieel is in de digitale wereld van vandaag.
- Sinds 1 januari 2017 is e-facturatie verplicht voor facturen aan de rijksoverheid in Nederland. Dit onderstreept het belang van over te stappen naar efficiënte e-facturatie processen voor bedrijven die met overheidsinstellingen werken.
Wat is E-Facturatie en de Voordelen
E-facturatie staat voor het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Dit proces maakt gebruik van UBL-bestanden, wat zorgt voor een veiligere, goedkopere en snellere manier van factureren dan de traditionele, handmatige methode.
Door automatisering verminderen we fouten, besparen we kosten en versnellen we de betalingsverwerking van facturen aanzienlijk.
“E-factureren transformeert hoe leveranciers en klanten transacties afhandelen, waardoor de efficiëntie opmerkelijk toeneemt.”
Dankzij software zoals AFAS wordt het gehele boekhoudkundige proces gestroomlijnd. Dit houdt in dat journaalposten automatisch worden aangemaakt en dat grootboekrekeningen, verkoopfacturen en mutaties in het inkoopboek zonder menselijke tussenkomst worden verwerkt.
Zo’n gestroomlijnd systeem vermindert de noodzaak voor handmatige invoer en controle, waardoor tijd vrijkomt voor andere taken.
Kenmerken van E-Facturatie Software
E-Facturatie software maakt het verzenden van rekeningen makkelijker en sneller. Deze programma’s ondersteunen automatiseren en minimaliseren fouten, wat tijd bespaart en zorgt voor nauwkeurigheid in de boekhouding.
Gratis en Betaalde E-Facturatie Software Opties
Bij het selecteren van software voor elektronisch factureren staan we vaak voor een keuze: gaan we voor gratis opties of is het de moeite waard om te investeren in betaalde software? Ik deel mijn ervaring en kennis over beide mogelijkheden.
- Veel gratis programma’s bieden basisfunctionaliteiten zoals het aanmaken en verzenden van e-facturen. Dit is ideaal voor starters of kleine bedrijven met een beperkt aantal facturen.
- Een nadeel is dat bij de meeste gratis versies de ondersteuning beperkt is. Als je tegen problemen aanloopt, kan het dus lastiger zijn hulp te krijgen.
- Betaalde diensten zoals AFAS bieden naast de basis ook geavanceerde functies zoals automatisering van betalingen en integratie met andere boekhoudsystemen. Dit bespaart veel tijd en vermindert fouten.
- Met betaalde software krijg je vaak uitgebreide klantenondersteuning. Bij problemen kun je snel geholpen worden, wat in een zakelijke omgeving erg waardevol kan zijn.
- AFAS Software, volledig UBL ready, biedt een krachtige oplossing die zich makkelijk laat koppelen met verschillende systemen en netwerken zoals Peppol.
- Voor kleinere ondernemingen met tot 5 medewerkers heeft AFAS SB een pakket ontwikkeld dat perfect aansluit bij hun behoeften, inclusief e-facturatie functies.
- Wie gebruik wil maken van het Peppol-netwerk, moet weten dat sommige providers, zoals 4Exchange, klanten binnen één dag kunnen aansluiten op dit netwerk voor e-facturatie. Dit maakt het uitwisselen van facturen tussen verschillende landen en systemen veel gemakkelijker.
Mijn ervaring leert dat hoewel gratis opties verleidelijk lijken door kostenbesparing op de korte termijn, betaalde software vaak meer voordelen biedt qua efficiëntie, schaalbaarheid en service op langere termijn. Vooral als je bedrijf groeit of als je waarde hecht aan efficiënte factuurverwerking en goede klantenservice, dan is investeren in goede e-facturatie software zeker de moeite waard.
Belangrijkste Functies van E-Facturatie Software
E-facturatie software maakt mijn leven een stuk makkelijker. Het automatiseert het gehele proces van facturen versturen en ontvangen, wat tijd en geld bespaart. Hier zijn de belangrijkste functies die deze software biedt:
- Volledige Procesautomatisering: De software neemt het hele factureringsproces over, van het aanmaken van de factuur tot het verzenden ervan. Dit betekent minder fouten en meer tijd voor andere zaken.
- Gebruik van UBL-bestanden voor Veiliger Factureren: UBL-bestanden maken het mogelijk om facturen snel en veilig uit te wisselen tussen verschillende systemen. Dit verkleint de kans op fouten.
- Ondersteuning voor Inkoop en Verkoop: Of ik nu een factuur moet versturen of ontvangen, e-facturatie software kan beide processen automatiseren.
- Deelname aan UBL Ketentest: Door mee te doen aan deze test weet ik zeker dat mijn systeem correct werkt met anderen, waardoor uitwisseling soepeler gaat.
- Scan & Herken van Pdf-facturen: Deze functie is geweldig omdat het inkomende pdf-facturen automatisch herkent en verwerkt in mijn administratie.
- Meer dan 100 Audits op Financiële Processen: Met een ingebouwde auditor die mijn financiële processen controleert, voel ik me veel veiliger over de nauwkeurigheid van mijn boekhouding.
Dit zijn slechts enkele kenmerken die e-facturatie software zo waardevol maken voor mij als ondernemer. De volgende stap is het ontdekken hoe je de beste e-facturatie software kiest die bij jouw bedrijf past.
Voordelen van het Gebruiken van E-Facturatie Software
Het gebruik van e-facturatie software brengt veel voordelen met zich mee. Het maakt het hele factureringsproces sneller, veiliger en goedkoper. Dankzij de technologie achter deze software, zoals UBL-bestanden, kunnen we onze facturen in een gestandaardiseerd elektronisch formaat versturen en ontvangen.
Dit betekent minder kans op fouten en een efficiënter proces van begin tot eind.
Daarnaast helpt e-facturatie software ons ook om geld te besparen en de hoeveelheid papierwerk te verminderen. Door automatische verwerking van inkomende pdf-facturen met functies zoals Scan & Herken, besparen we niet alleen tijd maar ook kosten.
Het automatiseren van journaalposten en de inrichting van grootboekrekeningen wordt simpel met software van bijvoorbeeld AFAS. Dit alles draagt bij aan een gestroomlijnde, financiële administratie, waardoor mijn werk als ondernemer een stuk gemakkelijker wordt.
Beste E-Facturatie Software voor 2024
Ontdek de top e-facturatie programma’s van 2024 die jouw facturatieproces volledig automatiseren en vereenvoudigen.
Overzicht van Top E-Facturatie Software
Het kiezen van de juiste e-facturatie software kan een groot verschil maken. Hier volgt een overzicht van enkele top opties die je helpen efficiënt te factureren.
- AFAS Software: Deze oplossing is ideaal voor financiële administratie. Het is UBL klaar en maakt automatische journaalposten mogelijk. Zo bespaar je tijd en verminder je fouten.
- Basware: Met Basware kun je facturen gemakkelijk verzenden en ontvangen via het Peppol netwerk. Dit zorgt voor snelle en veilige factuurstromen tussen klanten en leveranciers.
- Exact Online: Dit boekhoudprogramma biedt alles wat je nodig hebt om te beginnen met e-facturatie. Het ondersteunt ook het Universal Business Language (UBL) formaat, wat data uitwisseling simpel maakt.
- Twinfield: Een andere sterke speler, Twinfield faciliteert elektronische factuurverwerking direct tussen financiële systemen van verkoper en koper, zonder menselijke tussenkomst.
Elke software heeft zijn eigen sterke punten, afhankelijk van de behoeften van jouw onderneming. Kijk goed naar wat elke optie biedt om de beste keuze te maken voor jouw situatie.
Kenmerken & Voordelen van de Top Software
Nu we de top e-facturatie software hebben bekeken, gaan we dieper in op hun kenmerken en voordelen. Dit maakt het makkelijker om te zien welke software het best past bij jouw behoeften. Ik heb zelf ervaring met het gebruik van AFAS financiële software en kan uit eerste hand spreken over de voordelen ervan.
| Software | Belangrijke Kenmerken | Voordelen |
|---|---|---|
| AFAS Software |
|
|
Met AFAS als voorbeeld, de software heeft mijn factureringsproces aanzienlijk verbeterd door automatisering en het verminderen van menselijke fouten. Het gebruiken van UBL-bestanden maakt het hele proces niet alleen sneller maar ook veiliger. Dit is een groot voordeel voor elk bedrijf dat zijn financiële processen wil stroomlijnen en verbeteren.
Een ander aspect dat ik erg waardeer, is de mogelijkheid van AFAS om financiële documenten veilig uit te wisselen met eVerbinding. Dit geeft een extra laag beveiliging en gemoedsrust, vooral in een tijd waarin digitale veiligheid zo belangrijk is.
Door deze kenmerken en voordelen in overweging te nemen, kan ik met vertrouwen zeggen dat kiezen voor de juiste e-facturatie software een grote impact kan hebben op de efficiëntie en veiligheid van jouw factureringsprocessen.
Hoe Kies Je de Beste E-Facturatie Software
Het kiezen van de juiste software voor e-facturatie hangt af van je specifieke behoeften, inclusief functies zoals automatisering, integratie met boekhoudprogramma’s, en toegang tot netwerken zoals Peppol.
Ontdek hoe je de perfecte match vindt voor jouw bedrijf.
Criteria voor het Kiezen van E-Facturatie Software
Ik ben altijd op zoek naar manieren om mijn bedrijfsprocessen te versnellen en te vereenvoudigen. Daarom heb ik me verdiept in e-facturatie software. Het kiezen van de juiste software is cruciaal. Hier zijn enkele criteria die ik heb gebruikt om mijn keuze te maken:
- Gebruiksgemak: De software moet intuïtief zijn. Ik wil niet uren kwijt zijn aan het leren hoe het systeem werkt. Een duidelijke interface en gemakkelijke navigatie zijn voor mij essentieel.
- Compatibiliteit met bestaande systemen: Het is belangrijk dat de nieuwe software naadloos aansluit bij de huidige programma’s die we gebruiken, zoals ons boekhoudsysteem.
- Veiligheid: Beveiliging speelt een grote rol in elektronisch factureren. De software moet sterke beveiligingsfuncties hebben om gegevens veilig te stellen.
- Ondersteuning voor UBL-bestanden: Deze functie maakt facturen volledig elektronisch en gemakkelijk te verwerken door verschillende systemen, waardoor menselijke fouten worden verminderd.
- Automatisering van processen: Ik zoek naar software die taken kan automatiseren, zoals het creëren van journaalposten en het bijwerken van grootboekrekeningen, net zoals AFAS dit doet.
- Mogelijkheid tot Scan & Herken: Dit is een functie waarbij pdf-facturen automatisch worden herkend en verwerkt in onze financiële administratie.
- Persoonlijke assistent voor audits: Een tool zoals de Finance Auditor van AFAS, die financiële processen controleert, zou enorm tijdbesparend werken.
- Kosten versus functionaliteit: De prijs moet overeenkomen met de geboden waarde. Ik ben bereid te investeren in software als dit efficiëntiewinst oplevert voor mijn bedrijf.
- Service en support na verkoop: Goede klantenservice is onmisbaar; je wilt kunnen rekenen op snelle hulp wanneer nodig.
- Reviews en ervaringen van anderen: Ik lees graag wat anderen vinden van de software voordat ik zelf een beslissing neem.
Door deze criteria zorgvuldig af te wegen, heb ik e-facturatie software gevonden die perfect past bij mijn zakelijke behoeften en processen, wat heeft geleid tot een efficiëntere bedrijfsvoering.
Vergelijking van E-Facturatie Software
Het kiezen van de juiste e-facturatie software kan lastig zijn. Er zijn veel opties. Hieronder vind je een vergelijking van populaire e-facturatie systemen. Dit maakt de keuze makkelijker.
| Software | Gratis/Betaald | Voornaamste Functies | UBL-Ready | Doelgroep |
|---|---|---|---|---|
| AFAS | Betaald | Volledige automatisering, kostenbesparing | Ja | Grote ondernemingen |
| Simplerinvoicing | Gratis en Betaald | Internationale standaarden, veilige facturering | Ja | MKB en grote ondernemingen |
| AFAS SB | Betaald | Speciaal voor kleine ondernemingen, makkelijk in gebruik | Ja | Ondernemingen met max 5 medewerkers |
Elke software heeft zijn voordelen. AFAS is perfect voor grote ondernemingen die op zoek zijn naar volledige automatisering. Simplerinvoicing is ideaal voor bedrijven die internationaal werken. AFAS SB past goed bij kleine ondernemingen. Alle genoemde opties zijn UBL-ready. Dit maakt ze toekomstbestendig. Kies de software die past bij je bedrijfsgrootte en -behoeften.
Conclusie
E-facturatie maakt factureren sneller, veiliger en goedkoper. Met programma’s zoals AFAS, die UBL-bestanden gebruiken, automatiseren we het gehele facturatieproces. Dit bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook fouten.
Denk eens na hoe dit jouw bedrijf kan veranderen. Door het digitaliseren van jouw facturen met betrouwbare software zet je een grote stap naar efficiëntie. Jouw succesvolle overstap naar e-facturatie begint vandaag.
Zet die stap!
Veelgestelde Vragen
1. Wat is e-facturatie en hoe werkt het?
E-facturatie staat voor elektronisch factureren waarbij facturen als een gestructureerd databestand, zoals een XML-bestand, worden verzonden en ontvangen. Dit proces maakt het mogelijk om facturen automatisch te verwerken tussen de systemen van leverancier en klant zonder menselijke handelingen.
2. Waarom zou ik overstappen op e-facturatie?
Overstappen op e-facturatie biedt vele voordelen, zoals snellere verwerking van facturen, minder fouten door geautomatiseerde factuurverwerking, en een efficiëntere samenwerking tussen verzender en ontvanger door middel van elektronische facturen.
3. Kan ik alle soorten facturen versturen via e-facturatie?
Ja, je kunt alle facturen, inclusief die voor geleverde goederen of diensten, versturen als e-facturen. Deze bevatten dezelfde informatie als een traditionele pdf-factuur maar in een gestructureerd formaat dat elektronisch te verwerken is.
4. Hoe kan ik e-facturen versturen en ontvangen?
Om e-facturen te kunnen versturen en ontvangen, moet je toegang krijgen tot een Peppol Access Point of gebruikmaken van boekhoudpakketten die compatibel zijn met e-facturatie. Deze systemen helpen bij het converteren van factuurgegevens naar het juiste formaat en faciliteren de uitwisseling van facturen.
5. Wat is Peppol en hoe is het gerelateerd aan e-facturatie?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement OnLine en is een netwerk dat het mogelijk maakt om elektronische documenten, zoals e-facturen, gestandaardiseerd uit te wisselen tussen verschillende geautomatiseerde systemen. Het gebruik van Peppol zorgt voor een veilige en gestandaardiseerde manier van elektronisch factureren.
6. Zijn er specifieke deadlines voor het overstappen op e-facturatie in Nederland?
Vanaf 1 januari 2024 wordt het ontvangen van e-facturen via Peppol de standaard voor bedrijven die leveren aan de overheid. Dit betekent dat leveranciers die zaken doen met overheidsinstellingen voor deze datum moeten kunnen factureren via e-facturatie om aan de vereisten te voldoen.
