Hoe pas je administratie instellingen aan in Exact Online boekhoudprogramma?

Stoei je ook met het aanpassen van je administratie-instellingen in Exact Online? Je bent niet de enige; ik ben deze technische uitdaging ook tegengekomen, en geloof me, er is een oplossing.

In dit artikel neem ik je stap voor stap mee door het proces, van inloggen tot de finesses van financiële dagboeken. Lees verder en maak je administratie weer helemaal op orde!

Samenvatting

• Inloggen op Exact Online is de eerste stap om je administratie – instellingen aan te passen. Gebruik een ondersteunde browser en volg de login procedure met je gebruikersnaam, wachtwoord en eventueel tweestapsverificatie.
• Controleer en wijzig indien nodig de algemene administratie – instellingen zoals je bedrijfsgegevens, bankrekeningnummer en belastinginformatie voordat je financiële transacties gaat verrichten.
• Financiële dagboeken zijn essentieel voor een geordende boekhouding. Je kunt nieuwe aanmaken, en zaken als dagboektypen, nummering, grootboekrekeningen, BTW-instellingen, periodes en autorisaties instellen.
• Maak gebruik van koppelingen zoals de Exact Online API, Power BI Connector en Mollie integratie om processen te automatiseren en efficiënter te werken.
• Er zijn uitgebreide hulpbronnen beschikbaar zoals boekhoudspot.com voor als je vragen hebt over het instellen van je administratie in Exact Online.

Inloggen op Exact Online Boekhoudprogramma

Na het overzicht van de inleiding, is de volgende stap het inloggen op Exact Online. Uw boekhoudavontuur begint met toegang tot dit krachtige platform.

• Ik start met het openen van mijn webbrowser en navigeer naar de Exact Online loginpagina.
• Vervolgens typ ik mijn gebruikersnaam en wachtwoord in de daarvoor bestemde velden.

1. Controleer eerst of je een ondersteunde browser gebruikt, zodat technische problemen vermeden worden.
2. Bezoek daarna de website van Exact Online en klik op ‘Inloggen’ rechtsboven op de homepage.
3. Voer vervolgens je e – mailadres of gebruikersnaam in; deze heb je bij het aanmaken van je account ontvangen.
4. Gebruik nu het wachtwoord dat aan jouw account gekoppeld is. Als je dit bent vergeten, is er een optie om je wachtwoord te resetten.
5. Voor extra beveiliging kan gevraagd worden om een tweestapsverificatie code in te voeren, wat vaak via Google Authenticator app gaat.
6. Zorg dat als er een melding verschijnt over ongebruikelijke activiteit, je dit verifieert als zijnde correcte toegangspoging.
7. Na succesvolle verificatie krijg je toegang tot het tabblad algemeen waar al jouw administratie-instellingen zijn weergegeven.
8. Mocht er toch iets niet lukken, staat de support afdeling klaar om jou door het proces te helpen.

Controle van de Administratie-instellingen in Exact Online

Voordat ik wijzigingen maak, check ik altijd de huidige instellingen. Zo weet ik precies wat er aangepast moet worden in mijn Exact Online administratie.

• Ga naar het dashboard en kies de juiste administratie om te controleren.
• Klik op ‘Instellingen’, gevonden in het menu aan de linkerkant van je scherm.
• Bekijk de algemene instellingen, zoals je bedrijfsnaam en adresinformatie, om zeker te zijn dat deze up-to-date zijn.
• Controleer het bankrekeningnummer dat is ingevoerd; dit is essentieel voor elektronisch factureren en betalingsverwerking.
• Loop door de fiscale nummers heen; foutieve informatie kan leiden tot problemen met belastingaangiften.
• Verken de sectie ‘Financiële Dagboeken’ zodat je weet welke dagboeken actief zijn en of er aanpassingen nodig zijn.
• Check ook of alle verbindingen met externe services nog correct functioneren.

Aanpassen van Administratie-instellingen

Om je boekhouding soepel te laten verlopen, is het cruciaal om te weten hoe je de administratie-instellingen in Exact Online naar wens aanpast; lees verder en ontdek hoe je deze instellingen kunt finetunen voor een gestroomlijnde financiële administratie.

Algemene instellingen

Ik werk vaak met Exact Online en het aanpassen van de algemene instellingen is een klusje dat ik aandachtig uitvoer. Hier leg ik uit hoe je deze instellingen wijzigt zodat je administratie soepel blijft lopen.

• Ga naar Administratienaam > Instellingen en kies voor het tabblad Algemeen om te beginnen met de aanpassingen.
• Hier stel je belangrijke basisinformatie van de administratie in, zoals contactgegevens en adres.
• Vanuit dit menu bepaal je ook hoe de koersweergave eruit komt te zien, een essentieel onderdeel als je te maken hebt met verschillende valuta.
• Je vindt hier opties om lay – outs voor documenten in te stellen, zodat alle uitgaande post dezelfde professionele look heeft.
• De beveiligingsinstellingen kunnen hier ook worden geconfigureerd, waardoor je controle houdt over wie wat mag zien of wijzigen binnen het systeem.
• Het is mogelijk om aanpassingen te maken in hoe BTW – codes worden gehanteerd, wat cruciaal is voor correcte belastingaangiftes.

Financiële Dagboeken

Financiële dagboeken zijn cruciaal voor het bijhouden van transacties in Exact Online. Ze vormen de basis van een gestructureerde boekhouding en helpen je met het organiseren van je financiën.

• Aanmaken: Start door een nieuw financieel dagboek aan te maken in Exact Online. Dit doe je via ‘Instellingen’, waar je ‘Dagboeken’ selecteert en op ‘Nieuw’ klikt om te beginnen.
• Dagboektypen: Kies het type dagboek dat overeenkomt met de te registreren transacties, zoals inkoop, verkoop of kas.
• Nummering: Stel een uniek nummersysteem in voor elk dagboek. Dit zorgt ervoor dat alle transacties correct en eenvoudig worden geïdentificeerd.
• Grootboekrekeningen: Koppel elke journaalpost aan specifieke grootboekrekeningen. Het waarborgt dat alle financiële bewegingen juist worden verwerkt.
• BTW-instellingen: Configureer de BTW-instellingen nauwkeurig om foutieve aangiftes te voorkomen.
• Periodes: Bepaal openingstijden voor periodieke afsluiting, wat helpt bij het organiseren van maandelijkse of jaarlijkse rapportages.
• Autorisaties: Stel gebruikersrechten per dagboek in, zodat alleen geautoriseerde medewerkers wijzigingen kunnen aanbrengen.

https://www.youtube.com/watch?v=uDpVjW1wg6w

De Secties van Administratie-instellingen

Om volledige controle over je financiële administratie te krijgen, duiken we in de kern van Exact Online en verkennen we de verschillende secties van administratie-instellingen die een wereld van mogelijkheden ontsluiten.

Sectie Administratie

Ik pas mijn administratie-instellingen aan om mijn bedrijf optimaal te laten functioneren. In de Sectie Administratie van Exact Online vind ik alles wat met mijn bedrijfsgegevens te maken heeft, zoals het adres en de fiscale nummers.

Dit is de plek waar ik zorg dat alle belangrijke informatie up-to-date is.

Voor wijzigingen ga ik naar het tabblad ‘Algemeen’ onder Administratie-instellingen. Hier kan ik de algemene instellingen aanpassen die specifiek zijn voor mijn administratie. Denk bijvoorbeeld aan standaardwaarden en voorkeuren die het verwerken van transacties efficiënter maken.

Altijd zorg ik ervoor dat deze instellingen nauwkeurig zijn, want ze vormen de basis van een goed georganiseerde boekhouding.

Sectie Nummers

Na het verkennen van de algemene administratie-instellingen richt ik me nu op ‘Sectie Nummers‘. Dit deel is cruciaal, want hier stel je belangrijke nummerreeksen in, zoals factuurnummers en ordernummers.

Deze reeksen zijn niet alleen belangrijk voor je administratieve orde, maar ze zorgen ook voor consistentie en voorkomen dat er nummers worden overgeslagen of dubbel gebruikt. Het aanpassen van deze nummerinstellingen betekent dat ik mijn documenten precies kan laten aansluiten bij mijn bedrijfsvoering en rapportage-eisen.

Deze sectie waarborgt ook dat mijn administratie voldoet aan wettelijke vereisten, zoals het correct vermelden van btw-identificatienummers voor transacties. Exact Online maakt het makkelijk om deze instellingen te beheren, zodat ik zeker weet dat alles klopt voor de Belastingdienst.

Het is een klus die ik serieus neem, want correcte nummering is de basis van een geordende boekhouding en een soepele audit. En als ik ooit hulp nodig heb, weet ik dat de ondersteuning van Exact Online slechts een paar klikken verwijderd is.

Sectie Exact Shared Cloud Services

Mijn bedrijfsgegevens veilig in de cloud beheren, dat doe ik via Sectie Exact Shared Cloud Services. Deze nieuwe toevoeging in Exact Online maakt het super eenvoudig om belangrijke informatie zoals mijn bedrijfsnaam, e-mail, BTW-nummer en kamernummer in te voeren en te wijzigen.

Ik zorg ervoor dat alle gegevens up-to-date zijn, zodat alles rondom mijn administratie soepel verloopt.

Het is een fluitje van een cent om deze sectie te gebruiken. Ik klik door naar het gedeelte ‘Administratie-instellingen’, selecteer ‘Exact Shared Cloud Services’ en voilà: daar kan ik alles instellen.

Dit werkt allemaal direct online, zonder dat technische dingen zoals document.body.appendchild of de frustraties van een unsupported browser modal mijn workflow verstoren.

Sectie Digitaal Certificaat

Zekerheid in de digitale wereld is essentieel, daarom is het belangrijk om kennis te hebben van de sectie Digitaal Certificaat in Exact Online. Ik upload mijn PKI-overheidscertificaat in de hoofdadministratie om te voldoen aan de hoge beveiligingsstandaarden.

Dit certificaat zorgt voor een veilige uitwisseling van gegevens, wat cruciaal is voor mijn administratie en die van mijn klanten.

Het beheren van dit certificaat vereist aandacht en precisie. Ik controleer regelmatig of alle gegevens correct zijn en het certificaat nog geldig is. Het is een essentiële stap om de integriteit en vertrouwelijkheid van financiële transacties te waarborgen.

Zonder deze beveiligingsmaatregel zou ik niet rustig kunnen slapen, wetende dat mijn financiële informatie veilig is.

Koppelingen en Connectoren in Exact Online

Om een echt efficiënte boekhouding te realiseren, biedt Exact Online mogelijkheden om te koppelen met diverse externe diensten en applicaties. Hierdoor kun je gegevens naadloos integreren en automatiseren, wat resulteert in een gestroomlijnd proces.

Laten we eens kijken hoe dit in zijn werk gaat.

API Platform voor Exact Online XML koppelingen

Mijn administratie koppelen aan andere systemen lijkt soms een uitdaging, maar met de juiste API platform is het eigenlijk heel eenvoudig. Het API platform voor Exact Online XML koppelingen stelt me in staat om gegevens uit bijvoorbeeld Excel-sheets snel en efficiënt te verwerken.

Dit bespaart me tijd en vermindert de kans op fouten, omdat alles automatisch verloopt.

Het mooie is dat ik door dit platform verschillende softwarepakketten aan mijn Exact Online administratie kan linken. APIkoppelingen.nl is zo’n partij die hierbij ondersteuning biedt, en ze hebben echt veel kennis van zaken.

Ze maken gebruik van zowel XML API als REST API integraties, afhankelijk van wat het beste werkt voor mijn situatie. Dit verhoogt de efficiëntie van mijn workflow doordat ik alle relevante informatie naadloos kan integreren.

Power BI Exact Online Connector

Ontdek de kracht van de Power BI Exact Online connector, rechtstreeks uit de Exact Online App Store. Met deze connector tover ik moeiteloos gegevens uit alle administraties om tot heldere dashboards en inzichtelijke rapportages.

Het mooie is dat ik geen techneut hoef te zijn; binnen slechts 10 minuten zet ik de koppeling op en start ik met het importeren van mijn administratiegegevens in Power BI.

Gebruikmakend van de Power BI Connector voor Exact Online, integreer ik snel en veilig data voor gedetailleerde analyses. Belangrijk is wel om mijn publieke IP-adres op de whitelist te zetten voor installatie en configuratie.

En als ik meer wil, biedt Invantive Cloud naast deze connector ook toegang tot meer dan 75 andere connectoren, waarmee ik nog breder mijn data kan managen en analyseren.

Mollie Koppeling in Exact Online

Net zoals je met Power BI je gegevens visueel sterk kunt presenteren, zorgt de Mollie koppeling in Exact Online ervoor dat betalingen efficiënt worden verwerkt. Ik maak het mijn klanten makkelijk om te betalen door verschillende methodes zoals iDEAL en creditcard aan te bieden.

De integratie met Mollie maakt het mogelijk dat deze betalingen snel en automatisch in mijn boekhouding staan. Dat is niet alleen handig, maar bespaart mij ook een hoop tijd.

De aflettering van betalingen is door de koppeling een fluitje van een cent geworden. Ik hoef niet langer handmatig alles na te lopen, want de software doet het zware werk voor mij.

Bovendien werkt de combinatie van Mollie en mijn Debiteurenbeheer als een trein: klanten ontvangen betaallinks direct met hun facturen, waardoor ik sneller mijn geld ontvang. Datalead heeft me enorm geholpen bij het opzetten van deze koppeling, zodat nu elke Mollie-betaling automatisch wordt doorgezet naar Exact Online – zonder dat ik er omkijken naar heb.

Conclusie

Met een paar klikken pas je jouw administratie-instellingen aan in Exact Online en optimaliseer je jouw boekhoudproces. Dit maakt je werk eenvoudiger en efficiënter, waardoor je meer tijd overhoudt voor andere belangrijke zaken.

Deze aanpassingen hebben een grote impact op de dagelijkse bedrijfsvoering en kunnen leiden tot betere financiële resultaten. Voor diepgaander inzicht staan er talloze hulpbronnen ter beschikking, zoals handleidingen en cursussen.

Durf te experimenteren met de instellingen om te ontdekken wat het beste werkt voor jouw onderneming. Onthoud dat een goed ingerichte administratie de sleutel is tot succesvol zaken doen!

Veelgestelde Vragen

1. Waar vind ik de administratie instellingen in Exact Online?

Je vindt de administratie instellingen in het menu onder ‘Instellingen’.

2. Kan ik gebruikersrechten aanpassen in Exact Online?

Ja, je kunt gebruikersrechten aanpassen om de toegang tot bepaalde delen van de administratie te beheren.

3. Hoe verander ik de BTW-instellingen voor mijn bedrijf in Exact Online?

BTW-instellingen pas je aan door naar ‘Belastingen’ te gaan en vervolgens de BTW-codes te wijzigen.

4. Is het mogelijk om meerdere administraties te beheren in Exact Online?

Ja, je kunt meerdere administraties toevoegen en beheren binnen je Exact Online account.

5. Hoe update ik mijn bedrijfsgegevens in Exact Online?

Je bedrijfsgegevens kun je bijwerken door naar ‘Mijn Exact Online’ te gaan en vervolgens ‘Bedrijfsgegevens’ te kiezen.

Ten slotte

Om af te sluiten zijn er een paar programma’s die ik er echt even voor je wil uitlichten. De keuze op het vlak van boekhoudsoftware is namelijk enorm! Er zijn er al ruim 150! En je bent op zoek naar gemak en een goede administratie-/ facturatietool, toch? Met deze professionals zit je goed:

• Onafhankelijk van wat je doet en voor iedereen geschikt; MKB, ZZP, dienstverlenend, of met een webshop. Dan is e-Boekhouden de gevestigde naam. Dit complete pakket kun je hier gratis proberen
• Een heel populaire speler voor de online ondernemer neemt je administratie in vogelvlucht uit handen. Online factureren? Geen probleem. Eerlijke prijs, super kwaliteit: Moneybird is je vogel. Direct gratis proberen.
• Wanneer je als dienstverlenende ZZP’er aan de slag bent, van eenvoud houdt en de kosten laag wilt houden, dan is BUNNI een goede keuze. Deze aanbieder maakt je administratie tot een grap, zo makkelijk. Ook BUNNI heeft een gratis proefperiode.
• Ten slotte wil ik afsluiten met mijn favoriet Moneymonk maakt het leven voor zzp’ers echt tot een feestje en beperkt de tijd voor je administratie tot minuten. Met alle functionaliteiten die je nodig hebt; uren- en rittenregistratie, projectmanagement, en BTW aangifte. Natuurlijk, met een gratis proefmaand.

Check deze toppers zeker, wanneer jij minder wilt boekhouden, meer wilt ondernemen. En altijd zicht wil hebben op je cijfers. En… jij hebt vast wel wat beters te doen, dan al die software te testen.